Бухгалтерский форум

Начнем со старших детей вашего работника от его первой жены. Поскольку им обоим уже более 24 лет, ни на одного, ни на другого предоставлять стандартный вычет вы не должны (пп.4 п.1 ст.218 НК РФ).

Теперь об остальных детях. Насколько понятно из вашего вопроса, несмотря на то что ваш работник до сих пор состоит в официальном браке с первой супругой, детей от гражданских жен он признал и, следовательно, должен быть указан в качестве отца в свидетельствах о рождении всех троих несовершеннолетних детей. При таких обстоятельствах на этих троих детей необходимо предоставлять работнику стандартные вычеты, т.к. отсутствие официально заключенного брака не имеет значения (Письмо Минфина от 20.03.2012 N 03-04-08/8-52). Однако работник должен доказать, что: 

- хотя с двумя из них совместно он не проживает, он платит на них алименты, а значит, участвует в их обеспечении (Письмо Минфина от 11.10.2012 N 03-04-05/8-1179); 

- младший ребенок проживает с ним. 

В связи с этим работник должен предоставить вам (Письмо Минфина от 10.08.2016 N 03-04-05/46762):

- свидетельства о рождении всех 5 детей, точнее их копии; 

- копию исполнительного листа или иного документа, на основании которого он уплачивает алименты на своих 3-го и 4-го ребенка, а также документы, подтверждающие факт уплаты алиментов (Письмо Минфина от 30.05.2011 N 03-04-06/1-125); 

- документ, подтверждающий его совместное проживание с младшим ребенком. Это может быть письменное заявление матери ребенка, справка из ТСЖ и др. (Письмо Минфина от 15.04.2011 N 03-04-06/7-95). 

При определении очередности рождения детей должны быть учтены все дети работника, в том числе самые старшие, на которых вычет уже не предоставляется (Письма Минфина от 26.02.2013 N 03-04-05/8-133 (п.2), от 16.06.2016 N 03-04-05/35117). Поскольку на третьего и каждого последующего ребенка вычет предоставляется в размере 3000 руб. (пп.4 п.1 ст.218 НК РФ), то в совокупности положенный работнику вычет составит 9000 руб. (3000 руб. х 3 чел.) в месяц.  

Отметим, что ваш работник в 2016 году мог иметь право на стандартный вычет на своего второго ребенка, которому тогда было менее 24 лет, если он в этот период проходил обучение по очной форме. Так вот если в прошлом году в такой ситуации вычет работнику вы не предоставляли, то сейчас вы уже не можете предоставить его задним числом.